Vous devez être conscient que pour être recevable votre
signalement doit avoir un caractère sérieux et qu'il soit factuel.
Votre déclaration est une démarche sérieuse et peut avoir des implications
pour les personnes visées.
À ce titre, il est important de bien considérer la véracité des faits
observés et des propos rapportés afin d'éviter être considérés comme
diffamatoire.
Pour votre information éclairée la recevabilité du signalement sera évaluée
à travers les points suivants :
- le signalement décrit-il une situation préjudiciable ?
- les faits reportés sont-ils contraires à la loi, règlements ou au code de
conduite ?
- une éventuelle documentation complète-elle le signalement (photo,
document, vidéo...)
- le signalement est-il sans contrepartie financière et de bonne foi
?
- l'auteur du signalement a-t-il eu
personnellement connaissance des faits signalés dans le cas où les
informations ont été acquises en dehors du contexte professionnel ?
Dans un principe de respect de la confidentialité et des droits légitimes
de nos collaborateurs & parties prenantes tout signalement fera l’objet
d’une analyse rigoureuse et d’un audit interne détaillé.
Le secret de l'identité de l'auteur d'un signalement sans contrepartie
financière et de bonne foi sera préservé lorsqu'il dénonce des actes
contraires à notre code éthique, criminels ou des délits dont il a
personnellement connaissance.
Le dispositif d’alerte va conduire à collecter, traiter un certain nombre de données à caractère personnel. Le traitement est mis en œuvre à des fins de signalement et de traitement des alertes, émises par une personne physique. Les catégories de personnes concernées sont l'émetteur de l'alerte, la personne visée par l'alerte et le cas échéant les tiers impliqués (victime, témoins).
Les bases légales du traitement reposent sur:
Le respect d'une obligation légale (article 8 Loi du 09/12/2016 - Loi du 21/03/2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte et du décret du 03/10/2022);
L'intérêt légitime de l'employeur afin de prendre les dispositions nécessaires afin de mettre un terme à un comportement déviant.S’assurer de la véracité des faits allégués. Historisation de l’enquête avec éléments factuels et probants permettant d’assurer sa défense le cas échéant.
Quelles sont les données concernées:
Au stade de l’émission de l’alerte n’ayant aucune maîtrise sur les informations que le lanceur d’alerte décide d’utiliser, Habitat et Métropole doit rappeler que les informations doivent demeurer factuelles et être en lien direct avec l’objet de l’alerte.
Sur l’auteur du signalement, son identité sera traitée de façon confidentielle. Si l’émetteur souhaite rester anonyme, le signalement sera traité suivant le référentiel du dispositif d’alerte d’Habitat et Métropole.
Au stade de l’instruction: Identité, fonction et coordonnées de la source ; Identité, fonction et coordonnées des personnes concernées ; Identité, fonction et coordonnées des personnes intervenant dans le traitement de l’alerte ; Les faits signalés ; Eléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés ; Comptes rendus des opérations de vérification ; Suites données à l'alerte.
Dans le cadre d’un dispositif d’alertes professionnelles, des données sensibles peuvent notamment être collectées dès lors que le traitement est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice, conformément à l’article 9-2-f du RGPD.
Conservation des données: Les données relatives à une alerte considérée comme n'entrant pas dans le champ du dispositif, sont détruites sans délai ou anonymisées. Lorsqu’aucune suite n’est donnée à une alerte rentrant dans le champ du dispositif, les données relatives à cette alerte sont détruites ou anonymisées, dans un délai de deux mois à compter de la clôture des opérations de vérification. - Lorsqu'une procédure disciplinaire ou contentieuse est engagée à l'encontre d’une personne mise en cause ou de l'auteur d'une alerte abusive, les données relatives à l'alerte peuvent être conservées jusqu’au terme de la procédure. jusqu'à la prescription des recours à l’encontre de la décision. Les destinataires des données sont: Les personnes habilitées en fonction de leurs attributions (Référents principaux, spécifiques selon la catégorie de l'alerte, contributeur occasionnels selon leurs expertises). - Les autorités compétentes instituées par la Loi du 21/03/2022 dont la liste est fixée par décret du 03/10/2022. Vos droits: Le droit d’accès ne peut être invoqué si la demande porte sur des données confidentielles ou si la loi n’autorise pas la communication. Le droit à l’effacement ne s’applique pas si les données sont nécessaires à l’exercice ou à la défense de droit en justice, pour respecter une obligation légale. Le droit d’opposition est écarté si la base légale du traitement de donnée est le consentement.
Pour exercer les droits: il suffit de contacter l’Office par écrit ou mail à l’adresse suivante : Habitat et Métropole, 19 Rue Honoré de Balzac, Direction du pôle organisation et transformation 42 000 Saint Etienne, ou le délégué à la protection des données : dpo@Habitat-metropole.fr. Les demandes relatives aux droits s’exercent selon la procédure instituée : Gestion des demandes d’exercice des droits.